Wydział Organizacji i Zarządzania Kryzysowego
DyrektorEwelina Kaczmarzyk
- adres
- ul. Wrzosowa 44, 25-211 Kielce, piętro 3, p. 314
- tel
- 41 200 13 15
Wydział Organizacji i Zarządzania Kryzysowego prowadzi sprawy związane z organizacją
i funkcjonowaniem Starostwa, organizacją przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz załatwia sprawy dotyczące problematyki spraw obywatelskich. Ponadto, załatwia sprawy dotyczące całokształtu problematyki kadrowej i szkoleniowej, doboru i oceny kadry, kształtowania właściwej struktury zatrudnienia i płac, jak również czynności planowania, organizacji pracy oraz obsługi administracyjno - biurowej Rady oraz Zarządu, prowadzenia archiwum zakładowego, prowadzenia spraw związanych z zapewnieniem przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także wspieranie administratora danych w realizacji obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. W wydziale realizowane są również zadania z zakresu zarządzania kryzysowego.
1. W skład Wydziału Organizacji i Zarządzania Kryzysowego - symbol „OR" wchodzą:
- Referat kadr - symbol „OR - I”;
- Referat organizacji - symbol „OR - II”;
- Referat infrastruktury - symbol „OR - III”;
- Biuro obsługi Rady - symbol „OR - IV”;
- Biuro obsługi Zarządu - symbol „OR - V”;
- Biuro zarządzania kryzysowego - symbol „OR - VI”;
- Stanowisko ds. BHP - symbol „OR - VII”;
- Inspektor Ochrony Danych - symbol „OR - VIII”;
- Stanowisko ds. archiwum - symbol „OR - IX”;
- Stanowisko ds. koordynowania kontroli zarządczej - symbol „OR - X”;
- Referat obsługi kancelaryjnej - symbol „ OR - XI”
- Stanowisko ds. organizacyjnych wydziału - symbol „OR-XII”
2. Biuro Zarządzania Kryzysowego o których mowa w ust. 1 pkt. 6, jest wieloosobowym
stanowiskiem pracy i podlega służbowo bezpośrednio Staroście.
3. Stanowisko ds. BHP o którym mowa w ust. 1 pkt 7, jest samodzielnym stanowiskiem pracy i podlega
służbowo bezpośrednio Staroście.
4. Inspektor Ochrony Danych Osobowych o którym mowa w ust. 1 pkt 8, jest samodzielnym
stanowiskiem pracy i podlega służbowo bezpośrednio Staroście.
Referat kadr
- Kierownik: Agnieszka Kowalska, tel. 41 200 13 16, piętro 3, p. 317, e-mail:
Zadania referatu:
- prowadzenie spraw z zakresu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Starostwie;
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych, w tym:
- prowadzenie teczek akt osobowych,
- przygotowanie dokumentacji związanej z nawiązaniem lub rozwiązaniem stosunku pracy, udzielaniem urlopów i zwolnień, przyznawaniem nagród jubileuszowych,
- prowadzenie rocznych kartotek ewidencji obecności w pracy oraz rozliczanie czasu pracy,
- kierowanie pracowników na służbę przygotowawczą,
- przygotowanie angaży, przeszeregowań, awansów,
- kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne,
- prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych.
- prowadzenie spraw z zakresu organizacji staży, przygotowania zawodowego i praktyk zawodowych;
- organizowanie i koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników;
- prowadzenie spraw związanych z występowaniem z wnioskami o nadanie odznaczeń i medali;
- prowadzenie spraw socjalnych pracowników, w tym:
- przygotowanie projektu Regulaminu korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwanego dalej ZFŚS,
- przygotowywanie umów o pożyczkę z ZFŚS,
- przyjmowanie i opiniowanie wniosków pracowników o korzystanie z ZFŚS.
- prowadzenie i przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zawieranych przez Starostę ponadzakładowych układów zbiorowych pracy;
- prowadzenie planowanych i doraźnych kontroli w zakresie dyscypliny pracy w Starostwie;
- nadzorowanie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych, w tym prowadzenie rejestru;
- opracowywanie projektów regulaminu pracy i innych wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu prawa pracy;
- sporządzanie okresowych sprawozdań o zatrudnieniu na potrzeby GUS oraz innych instytucji;
- prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych oraz ewidencji i rozliczanie umów zawieranych przez Starostę na używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych;
- współdziałanie z Wydziałem Budżetu i Finansów w planowaniu i realizacji wydatków osobowych Starostwa;
- prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem (z urzędu i na wniosek) pracowników Urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny, współpraca w tym zakresie z Biurem zarządzania kryzysowego.
Referat organizacji
- Koordynator: Bartosz Bysiak, tel. 41 200 13 67, piętro 3, p. 312, e-mail:
Zadania referatu:
- opracowywanie projektu Statutu Powiatu i jego nowelizacji;
- opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa i jego nowelizacji;
- inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa;
- prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw, w tym do załatwiania spraw w imieniu Starosty;
- prowadzenie zbioru upoważnień do przeprowadzania kontroli zewnętrznych;
- opracowywanie i uzgadnianie pod względem prawnym upoważnień i pełnomocnictw, w tym do wykonywania czynności w imieniu Starosty oraz do kontroli;
- przekazywanie powiatowych przepisów porządkowych do wiadomości wójtom gmin/burmistrzom miast i gmin położonych na obszarze powiatu i starostom sąsiednich powiatów;
- wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów i referendów;
- prowadzenie Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków oraz Centralnego Rejestru Petycji;
- opracowywanie wymaganych analiz i sprawozdań z zakresu skarg i wniosków obywateli;
- przyjmowanie obywateli zgłaszających skargi i wnioski;
- opracowywanie odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli;
- koordynowanie prac związanych z publikacją w Biuletynie Informacji Publicznej;
- prowadzenie biura rzeczy znalezionych oraz postępowań w tym zakresie;
- organizacja i przeprowadzanie kwalifikacji wojskowej oraz opracowywanie sprawozdań z wyników pracy Powiatowej Komisji Lekarskiej;
- podejmowanie decyzji o wydaniu zwłok szkołom wyższym dla celów naukowych w przypadku ich nie pochowania przez osoby, organy i instytucje wymienione w ustawie o cmentarzach i chowaniu zmarłych;
- wydawanie w porozumieniu z właściwym inspektorem sanitarnym zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa;
- organizowanie przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych przed ich pochowaniem, na wniosek właściwego organu do zakładu medycyny sądowej, a w razie jego braku na obszarze powiatu - do najbliższego szpitala mającego prosektorium, celem ustalenia przyczyny zgonu;
- sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy oraz przepisów wykonawczych do ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych;
- prowadzenie punktów nieodpłatnej pomocy prawnej w porozumieniu z Okręgową Radą Adwokacką w Kielcach i Okręgową Izbą Radców Prawnych w Kielcach;
- przeprowadzenie procedury konkursowej na realizację zadania publicznego z zakresu prowadzenia punktów nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej przez organizację pozarządową;
- nadzorowanie prawidłowości realizowania przez wykonawców zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej;
- koordynacja zadań związanych z umawianiem wizyt oraz organizacją, rozliczaniem i kontrolowaniem pracy punktów;
- opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych w zakresie zadań referatu;
- prowadzenie ewidencji wewnętrznych aktów normatywnych;
- prowadzenie księgi kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Starostwie;
- opracowywanie zbiorczych informacji o stanie kontroli zarządczej;
- opracowywanie rocznego planu kontroli na podstawie propozycji przedkładanych przez komórki merytoryczne;
- monitorowanie przeprowadzania kontroli zgodnie z Planem Kontroli;
- prowadzenie rejestrów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;
- przedstawianie zbiorczych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.
Referat infrastruktury
- Kierownik: Agnieszka Bębacz, tel. 41 200 15 62, piętro 3, p. 335, e-mail:
Zadania referatu:
- wykonywanie spraw związanych z pieczęciami, tablicami i drukami urzędowymi oraz prowadzenie rejestru pieczęci;
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Starostwa;
- gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi Starostwa z wyłączeniem gospodarowania sprzętem informatycznym;
- prowadzenie składnicy sprzętu biurowego;
- prowadzenie ewidencji sprzętu stanowiącego wyposażenie Starostwa z wyłączeniem sprzętu informatycznego;
- wykonywanie zadań z zakresu gospodarowania własnymi środkami transportu, rozliczanie kart drogowych kierowców;
- prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem właściwej informacji wizualnej dla interesantów oraz dbanie o właściwe dekorowanie i flagowanie obiektu;
- prowadzenie spraw związanych z łącznością telefoniczną wspólnie z Zespołem wsparcia informatycznego;
- zapewnienie obsługi w zakresie poligrafii;
- prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach Starostwa i terenu zewnętrznego przy obiekcie;
- wykonywanie innych zadań z zakresu obsługi gospodarczej i transportowej;
- prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad przyrządami kontrolno-pomiarowymi;
- prowadzenie spraw związanych z zawieraniem i realizacją umów dotyczących dostawy mediów do obiektu Starostwa;
- prowadzenie spraw związanych z ochroną budynku i mienia w obiekcie Starostwa;
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku i odpowiedzialności cywilnej oraz spraw związanych z ubezpieczeniem pojazdów transportowych Starostwa, w tym również współpraca z brokerem ubezpieczeniowym;
- wykonywanie zadań związanych z orzeczeniem sądu o przepadku pojazdu na rzecz Powiatu
w zakresie zbycia, przekazania do stacji demontażu lub inne zadysponowanie mieniem; - prowadzenie spraw z zakresu zarządzania budynkiem administracyjnym i gospodarowania pomieszczeniami biurowymi łącznie ze sprawami aktualizacji umów najmu i użyczenia pomieszczeń;
- dysponowanie pomieszczeniami przeznaczonymi na sale konferencyjne i szkoleniowe w siedzibie Starostwa, w tym prowadzenie rejestru rezerwacji sal;
- współdziałanie na rzecz pozyskiwania środków finansowych na realizowane inwestycje;
- współdziałanie w zakresie ustalania sposobu wykorzystania obiektów nowych, istniejących i po likwidacji jednostek organizacyjnych;
- współdziałanie w opracowywaniu projektów i planów finansowo - rzeczowych w zakresie inwestycji i remontów obiektów własnych;
- podejmowanie działań wynikających z przepisów ustawy prawo budowlane w zakresie utrzymania w należytym stanie technicznym budynku siedziby Starostwa, w tym:
- prowadzenie książki obiektu oraz dokumentacji technicznej,
- wnioskowanie o zlecanie okresowych przeglądów i kontroli technicznych nieruchomości
i urządzeń stanowiących jej wyposażenie zgodnie z wymogami prawa budowlanego, - prowadzenie spraw związanych z konserwacją, naprawami i remontami instalacji
i urządzeń stanowiących wyposażenie obiektu, - bieżący nadzór nad wykonawcami świadczącymi usługi w zakresie konserwacji, bieżących napraw, zabezpieczenia awarii, przeglądów technicznych,
- zgłaszanie awarii, wad i usterek w okresie gwarancyjnym, kontrola ich usuwania oraz bieżący nadzór i koordynacja wykonywanych przeglądów gwarancyjnych
i pogwarancyjnych, - przygotowywanie planów remontów,
- kontrola prawidłowości realizacji zlecanych wykonawcom zadań wraz z dokonywaniem odbioru wykonania.
Biuro obsługi Rady
- Kierownik: Aneta Rutowicz, tel. 41 200 13 95, piętro 3, p. 304, e-mail:
Zadania biura:
- wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą administracyjno - biurową Rady i Komisji poprzez:
- współpracę z wydziałami i samodzielnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania projektów uchwał Rady i materiałów na sesje Rady oraz posiedzenia Komisji,
- powielanie i dostarczanie projektów uchwał i innych materiałów niezbędnych do pracy Rady oraz Komisji,
- przygotowywanie zawiadomień o terminach sesji i posiedzeń Komisji we współpracy odpowiednio z Przewodniczącym Rady lub Przewodniczącymi Komisji,
- organizacja i dokumentowanie przebiegu sesji oraz posiedzeń Komisji,
- przekazywanie Staroście uchwał podjętych przez Radę, interpelacji i zapytań radnych oraz opinii i wniosków z posiedzeń Komisji,
- przesyłanie uchwał Rady Powiatu do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych.
- przekazywanie Wojewodzie Świętokrzyskiemu uchwał Rady Powiatu podlegających publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego,
- koordynowanie prac związanych z przygotowywaniem odpowiedzi na wnioski
i interpelacje radnych, - ewidencjonowanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentacji z działalności Rady oraz Komisji, w tym zbiorów i rejestrów uchwał Rady, opinii i wniosków Komisji, protokołów z posiedzeń.
- organizacyjna pomoc Przewodniczącemu i Wiceprzewodniczącym Rady w pełnieniu funkcji,
w tym m.in.:- prowadzenie kalendarza spotkań,
- redagowanie odpowiedzi na pisma podpisywane przez Przewodniczącego Rady,
- obsługę spotkań organizowanych przez Przewodniczącego Rady,
- przygotowanie logistyczne udziału Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady
w spotkaniach, uroczystościach, naradach, itp., - przygotowywanie wystąpień i materiałów dla Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady.
- prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych;
- wszechstronne udzielanie pomocy w wykonywaniu mandatu radnego;
- współdziałanie w zakresie koniecznym dla prac Rady i Komisji z organami administracji publicznej i innymi instytucjami;
- prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, których rozpatrzenie należy do kompetencji Rady;
- przekazywanie Wydziałowi Budżetu i Finansów informacji o wysokości diet przysługujących radnym powiatu;
- prowadzenie spraw związanych z petycjami wnoszonymi przez obywateli, których rozpatrzenie należy do kompetencji Rady.
Biuro obsługi Zarządu
- Kierownik: Bartosz Bysiak, tel. 41 200 13 67, piętro 3, p. 312, e-mail:
Zadania biura:
- wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą administracyjno - biurową Zarządu Powiatu,
- zapewnienie administracyjno-organizacyjnej obsługi realizacji zadań Zarządu, w tym m.in.:
- kompleksowe przygotowywanie posiedzeń Zarządu,
- dokumentowanie pracy Zarządu,
- prowadzenie rejestru uchwał, decyzji i postanowień Zarządu oraz przesyłanie ich do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych.
- przygotowywanie sprawozdań z działalności Zarządu między sesjami;
- wykonywanie zadań wynikających z funkcji reprezentacyjnej Starosty i działających w jego imieniu pozostałych członków Zarządu;
- wykonywanie zadań związanych ze współdziałaniem Zarządu z parlamentarzystami, organami administracji rządowej i samorządowej oraz innymi instytucjami;
- obsługa sekretariatu Zarządu Powiatu;
- organizacja kontaktów ze Starostą, Wicestarostą oraz z poszczególnymi Członkami Zarządu
w zakresie skarg i wniosków zgłaszanych przez obywateli;
Biuro zarządzania kryzysowego
- Kierownik: Grzegorz Wtykło, tel. 41 200 12 47, piętro 2, p. 264, e-mail: ,
Do zakresu działania Biura zarządzania kryzysowego należy w szczególności:
- planowanie działalności obronnej i składanie corocznych sprawozdań z realizacji zadań obronnych;
- planowanie i realizacja zadań i szkoleń w zakresie obronności w czasie osiągania stanów gotowości obronnej w tym pełnienie stałego dyżuru;
- prowadzenie i aktualizacja dokumentacji planistycznej dotyczącej podwyższania gotowości obronnej;
- przygotowanie i aktualizacja dokumentacji w sprawach doręczania kart powołania, rozplakatowania obwieszczeń lub powołania w inny sposób do czynnej służby wojskowej (akcja kurierska);
- prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem pracowników Starostwa Powiatowego od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny (współpraca w tym zakresie z referatem kadr);
- prowadzenie i aktualizacja dokumentacji planistycznej (HNS - Host Nation Support) oraz realizacja zadań obronnych państwa gospodarza w zakresie pomocy udzielanej przez państwo gospodarza w czasie pokoju, kryzysu i w czasie wojny sojuszniczym siłom zbrojnym
i organizacjom; - opracowywanie i aktualizacja „Planu operacyjnego funkcjonowania powiatu kieleckiego
w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny”; - planowanie i organizowanie pracy stanowiska Starosty w warunkach bezpośredniego zagrożenia państwa i w czasie wojny.
W zakresie ochrony ludności i obrony cywilnej
- analizowanie potrzeb oraz planowanie środków na realizację zadań Starosty jako Szefa obrony cywilnej Powiatu;
- udział w organizacji funkcjonowania systemu wykrywania zagrożeń i alarmowania ludności oraz wczesnego ostrzegania mieszkańców Powiatu;
- opracowywanie i bieżąca aktualizacja oraz uruchamianie procedur „Planu Obrony Cywilnej Powiatu Kieleckiego”, „Powiatowego Planu Zarządzania Kryzysowego”, oraz innych wymaganych dokumentów operacyjnych niezbędnych do zapewnienia funkcjonowania powiatu w stanach zagrożenia bezpieczeństwa;
- realizacja zadań związanych z monitorowaniem zagrożeń, ostrzeganiem ludności i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie powiatu;
- realizacja zadań z zakresu szkolenia i popularyzacji ochrony ludności i obrony cywilnej;
- opracowywanie informacji i sprawozdań z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej.
W zakresie zarządzania kryzysowego
- współpraca i współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego administracji rządowej, samorządowej oraz służbami, inspekcjami i strażami, organizacjami pozarządowymi, urzędami miast i gmin w celu tworzenia i przygotowania warunków do koordynacji działań w zakresie zapobiegania i ograniczania skutków zdarzeń kryzysowych oraz w trakcie działań ratowniczych zmierzających do likwidacji skutków klęsk żywiołowych, zdarzeń masowych i innych zdarzeń
o charakterze kryzysowym; - utrzymanie w ciągłej aktualności wykazu alarmowania osób pełniących określone funkcje w procesie reagowania kryzysowego;
- obsługa Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego w sytuacjach wymagających jego uruchomienia. Prowadzenie całodobowego dyżuru w centrum oraz utrzymywanie stałej łączności ze służbami ratowniczymi w wypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej;
- obsługa administracyjno - biurowa Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego i Komisji Bezpieczeństwa i Porządku;
- realizacja zleconych zadań w zakresie ochrony infrastruktury krytycznej.
W zakresie ochrony informacji niejawnych
- prowadzenie Kancelarii Materiałów Niejawnych Starostwa Powiatowego, a w szczególności: zapewnienie ochrony informacji niejawnych:
- udostępnianie i wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne osobom posiadającym odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa,
- egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,
- kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w Kancelarii Materiałów Niejawnych,
- prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom Starostwa,
- wysyłanie i przyjmowanie przesyłek niejawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- niszczenie dokumentów niepodlegających przechowywaniu.
- prowadzenie dokumentacji spraw załatwionych zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Stanowisko ds. BHP
Do zakresu działania stanowiska ds. BHP należy w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
- organizowanie i przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad BHP oraz ochrony przeciwpożarowej w Starostwie;
- prowadzenie instruktażu ogólnego, w ramach szkolenia wstępnego, dla nowo zatrudnianych pracowników, stażystów oraz praktykantów;
- kontrola ważności okresowych szkoleń BHP pracowników Starostwa;
- dokonywanie oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy;
- organizowanie oraz uczestniczenie w posiedzeniach Komisji BHP;
- bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń;
- udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe;
- prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby;
- sporządzanie i przechowywanie określonej w przepisach prawnych dokumentacji w dziedzinie BHP i ochrony przeciwpożarowej;
- doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także
w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe; - analizowanie i rozpatrywanie wniosków pracowników dotyczących refundacji kosztów okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym.
Inspektor Ochrony Danych
Do zakresu działania Inspektora Ochrony Danych należy w szczególności:
- Nadzorowanie systemu ochrony danych osobowych z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania:
- informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzania im w tej sprawie,
- monitorowanie przestrzegania zapisów rozporządzenia RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityki bezpieczeństwa administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych,
- udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z rozporządzeniem RODO,
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,
- współpraca z organem nadzorczym,
- zgłaszanie naruszeń bezpieczeństwa do organu oraz osób, których dane dotyczą,
- prowadzenie rejestru naruszeń ochrony danych osobowych,
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO oraz stosowanych przypadkach prowadzenia konsultacji we wszystkich innych sprawach,
- pełnienie funkcji punktu konsultacyjnego dla osób, których dane dotyczące we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz wykonywaniem praw przysługujących im na mocy rozporządzenia RODO oraz innych przepisów.
Stanowisko ds. archiwum
Do zakresu działania stanowiska ds. archiwum należy:
- prowadzenie archiwum zakładowego, w tym m.in.:
- przejmowanie dokumentacji,
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
- przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do Archiwum Państwowego,
- współpraca z Archiwum Państwowym.
- wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji archiwalnej i rzeczowego wykazu akt;
- prowadzenie prenumeraty prasy i innych publikacji dla potrzeb Starostwa;
- prowadzenie rejestru książek zakupionych na potrzeby Starostwa.
Stanowisko ds. koordynowania kontroli zarządczej
Do zakresu działania stanowiska ds. koordynowania kontroli zarządczej należy:
- koordynowanie działań związanych z właściwym funkcjonowaniem i doskonaleniem
systemu kontroli zarządczej w Starostwie i powiatowych jednostkach organizacyjnych, - koordynowanie zadań w zakresie analizy ryzyka w ramach kontroli zarządczej oraz
określania reakcji na ryzyko, - koordynowanie działań związanych z monitorowaniem celów i zadań kontroli zarządczej,
- analiza potrzeb szkoleniowych w zakresie kontroli zarządczej,
- analiza oświadczeń o stanie kontroli zarządczej sporządzanych przez dyrektorów
wydziałów/kierowników samodzielnych komórek organizacyjnych oraz dyrektorów
powiatowych jednostek organizacyjnych, - analiza informacji świadczących o stanie kontroli zarządczej w Starostwie,
- składanie sprawozdań Staroście z funkcjonowania kontroli zarządczej na I i II poziomie,
- upowszechnianie informacji niezbędnych do sprawnej realizacji systemu kontroli zarządczej,
- koordynowanie działań związanych z procesem samooceny kontroli zarządczej
w Starostwie, - współpraca z powiatowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania
i doskonalenia systemu kontroli zarządczej, - podejmowanie działań mających na celu zapewnienie zgodności systemu kontroli
zarządczej z wymaganiami zintegrowanego systemu zarządzania.
Referat obsługi kancelaryjnej
- Kierownik: Renata Jakimiak tel. 41 200 13 29, poziom 0, p. 29, e-mail:
Do zakresu działania Referatu obsługi kancelaryjnej należy:
- prowadzenie Biura Obsługi Klienta (BOK) w tym:
- udzielanie informacji klientom,
- przyjmowanie oraz rejestracja wniosków składanych przez klientów,
- zapewnienie dostępności wzorów druków klientom urzędu;
- wykonywanie obsługi kancelaryjnej Starostwa w tym:
- przyjmowanie oraz wysyłka korespondencji urzędu,
- rejestracja korespondencji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją,
- procesy związane z dekretacją oraz dystrybucją poczty wpływającej do urzędu,
- przygotowywanie procedury przetargowej na świadczenie usług pocztowych i kurierskich;
- prowadzenie magazynu materiałów biurowych w tym:
- zamawianie materiałów biurowych zgodnie z zawartą umową,
- wydawanie materiałów biurowych na bieżące potrzeby komórkom organizacyjnym Starostwa,
- przygotowywanie procedury przetargowej na zakup materiałów biurowych.
Stanowisko ds. organizacyjnych wydziału
Do zakresu działania Stanowiska ds. organizacyjnych wydziału należy:
- prowadzenie spraw administracyjno - biurowych oraz obsługa techniczna wydziału;
- wykonywanie obsługi kancelaryjnej wydziału, w tym prowadzenie rejestru wpływu i wysyłki korespondencji;
- przekazywanie do właściwych komórek merytorycznych wydziału, samodzielnych stanowisk pracy, zgodnie z dyspozycjami Dyrektora Wydziału, wpływającej korespondencji;
- koordynowanie spraw związanych z planowaniem oraz rozliczaniem budżetu wydziałowego;
- koordynowanie procesu przygotowywania odpowiedzi na pisma wewnętrzne dotyczące właściwości merytorycznej więcej niż jednej komórki organizacyjnej wydziału;
- przygotowywanie sprawozdań i raportów dotyczących pracy wydziału;
- opracowywanie informacji o stanie kontroli zarządczej w wydziale;
- archiwizowanie dokumentacji wytworzonej na stanowisku pracy.